法人決算・申告 Q & A ～ 決算から申告までの会社の経理の重要性
ａ－０５． 「書類の整理」も効率的に
日々、営業や現場でのやり取りが優先になってしまいます。ファイリングを重要視していませんが、必要な時に必要な書類が見つからず困っています。改善する方法を教えて下さい。
①シンプルな書類管理を心掛ける
- イ．会社の業種や規模により、会計業務の効率化を重視すべきポイントは異なってきますが、シンプルな書類管理を目指す事は共通しています。
- ロ．効率の良い書類の流れを作ることによって、会社の全ての業務が効率的に回る基礎となります。
②効果的なファイリング方法
- イ．保存義務に関わらず、書類は見直す必要の有無で分類しましょう。
- ロ．契約書、見積書・注文受書、注文書、送り状、設計図などは、経理にとってはあとで見直すことが少ない書類です。一方、営業や管理、製造部門では、適宜、確認が必要になる書類です。
- ハ．経理部門で必要でなくとも、他部門の人があとで確認しやすいように、なるべく厚いファイルで保管して、誰が見ても分かるように、背表紙に種類と年月をつけます。
- ニ．ファイルの中も探しやすいように、適宜、仕切りやインデックスを設けましょう。
- ホ．ファイルのとじ具は金属でできていて、書類を途中で抜き出してもまた格納しやすいものが良いです。
- へ．古い書類はファイルからはずし、段ボールなどにまとめておきます。ファイルは再利用できますから、値段が高くともしっかりとしたファイルが良いです。
③経理で必要な書類
- イ．納品書や納品書控え、領収書や振込票は経理で必要になる書類です。無くならないように、総務や営業担当が確認したら、すぐにファイルして下さい。
- ロ．見返すことの多い書類ですから、日付順あるいは仕入先や得意先順にまとめて、統一的にファイルして下さい。
- ハ．取引の流れと支払いの有無がすぐに分かるように、受け取った請求書と領収書、自社が発行した請求書控えと領収書控えは、一緒にまとめておくと良いです。
- ニ．売掛金の管理をしっかりとやり、未回収分をきちんと把握し、回収漏れが無いように努めることも経理の重要な仕事です。
- ホ．納品が済んでいる得意先からも支払いの事で問合わせを受ける事が多々ありますから、会社の評判を落とさないように、素早く正確に答えられるようにして下さい。
④書類管理の重要性
- イ．会社内での正確な資金繰りの把握や、お客様からの急な問合わせにも的確に対応できるように、書類管理は重要です。
- ロ．書類がしっかりしていれば、税務調査で、所得を推定されて税額が増えてしまうような事態になることを避けられます。
- ハ．日々の忙しさや、優先してやるべき事項が多いので、ファイリングはどうしても後回しになりがちですが、溜めずに終わらせるようにして下さい。
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